スキャンニーズの進化：電子化する業務環境の実態を探る

近年、企業における紙書類の電子化ニーズが高まっており、それに伴う複合機の選定基準が変化しています。株式会社ベルテクノスが提供する法人向けOA機器サービス「OFFICE110」が行った調査によれば、スキャン機能に関する相談が一定数存在することが明らかになりました。この調査では、2022年12月から2026年2月までの期間に寄せられた851件の問い合わせを分析しました。その中で、71件がスキャンに関するもので、全体の約8.3%を占めています。

調査背景と目的

複合機の導入に際して、印刷やコピーの機能だけでなく、スキャン機能の重要性も著しく増しています。企業は単に紙書類をデジタル形式に変えるだけでなく、それを社内でどのように保存し、共有するかを考慮する必要があります。特に、契約書、請求書、申込書など、多くの紙書類を日々取り扱う企業にとって、スキャン後の運用設計は極めて重要です。そのため、OFFICE110では、スキャン機能付き複合機を選ぶ際に、利用者が悩む可能性のある要点を整理することを目的とした調査が行われました。

スキャン相談の実態

調査結果からは、スキャンに関連するさまざまな相談内容が確認されました。「紙の書類をPDF化したい」「スキャンしたデータを社内で共有したい」といった具体的な要望に加え、「現在の使用環境で問題なく動作するか不安」「保守対応について知りたい」といった運用面の悩みも見受けられました。

特に、保存先や共有方法についての悩みは顕著でした。スキャンしたデータの保存先を担当者のパソコンに限定すると、情報の共有が難しくなり、電子化の効果が半減してしまう可能性があります。そのため、スキャン相談は単に機能を確認するだけでなく、その後の運用方法についても深く考慮されるべきです。

具体的な悩みとニーズ

調査に基づくスキャン相談の代表的なニーズとして以下のようなものが挙げられます：

- 紙を減らしたい：契約書や請求書などの紙書類をデジタル化し、保管や共有を容易にしたい。
- 保存先を決めたい：スキャンしたデータをどこに保存するか、パソコン、共有フォルダ、またはクラウドにするのかを検討したい。
- 社内で共有したい：担当者だけでなく複数人が同じスキャンデータを確認できる運用にしたい。
- 設定や接続が不安：ネットワーク設定や利用端末、共有フォルダの設定を確認し、問題なく使用できるか知りたい。

これらのニーズは、単なる機能の確認にとどまらず、導入前にしっかりとした運用方法を決めておくことが肝要であることを示唆しています。

今後の指針

今回の調査を通じて、スキャン機能に関するニーズが「紙をPDF化するだけではない」ことが明らかになりました。企業がスキャン機能を重視する背景には、業務の効率化や情報の共有、不要な書類を減らしたいという思いがあるからです。スキャン機能を選ぶ際には、どの書類を電子化するのか、どこに保存してどのように共有するのか、事前に計画を立てることが重要です。

最後に、株式会社ベルテクノスの営業部長、千々波一博氏は、「スキャン機能は『付いていれば OK』という簡単なものではない。データをどう扱うかをしっかり考えてほしい」と述べています。このように、新たな業務スタンダードを築くためには、ユーザーが事前にしっかりとした運用計画を立てることが不可欠です。

当調査の詳細については、こちらのリンクからご覧ください。