デジタル時代におけるFAXの必要性と企業のニーズ調査結果

FAXは本当に不要なのか？

最近、デジタル化が進展した現代社会においても、FAX機能が企業において依然として重要視されていることが、株式会社ベルテクノスが運営する法人向けOA機器サービス「OFFICE110」の調査で明らかになった。この調査は、2022年12月から2026年2月に収集された新規問い合わせログ851件を基にし、特にFAX機能に関する77件の相談を分析したものである。

調査の背景

オフィスでの複合機（コピー機）導入において、一般的には印刷・コピー・スキャン機能に注目が集まる。しかし特定の業種では、FAXの有無も重要な確認ポイントとなる。調査では、「FAX付きの複合機を探している」「現在のFAX番号を引き続き使えるか確認したい」といった具体的な相談が寄せられたことが記録されている。

このような傾向が続く背景には、デジタル化が進んでいる一方で、依然として業界の慣習や取引先との関係性によってFAXが必要とされるケースが多いことが挙げられる。特に医療、福祉、士業や不動産業、製造業などでは、書類のやり取りがFAXを通じて行われることが少なくない。

調査結果の詳細

調査を通じて得られた結果によると、全体の9%にあたる77件がFAXに関する相談であった。その内容は、単にFAXの有無を確認するだけでなく、受信方法や保守契約に伴う費用、電話回線との併用可否など幅広いものであった。

代表的な相談内容を以下に挙げる。

- 【紙を減らしたい】

受信したFAXを紙に出力するのではなく、デジタルデータとして管理したいとの要望。

- 【番号の継続に関する不安】

移転後に現在のFAX番号を引き続き使用できるか確認したい。

- 【回線設定の懸念】

1回線で電話とFAXを同時に使用できるのか、そんなリスクを理解したいというニーズが強い。

- 【保守費用の懸念】

中古機と新品機の保守契約や設定費用がそれぞれどうなるかを把握し、慎重に判断したいという要望。

これらの要望から見えるのは、単なる機能確認を超え、企業が実際の業務フローや取引先の慣習に寄り添った運用を求めているという実態である。

FAXの必要性を再考する

デジタル化が進んでいるからといって、すぐにFAXを廃止するべきかどうかの議論は単純ではない。今回は、各企業がFAX付きの複合機を検討する背景には、FAXを使い続ける意向もあるが、それよりも取引先や業種特有の業務フローが重要な役割を果たしていることが強調されている。特に、業務の過程でFAXを受け取る必要性が残る場面が多々見受けられるため、取引先の運用方法を事前に確認することが欠かせない。

まとめ

調査を通じて得られた情報から明らかになったのは、FAXの存在が単なる「古い手段」ではなく、ビジネス上の実際のニーズに基づいているという事実である。企業がFAX機能を評価する際には、業務内容、受信方法、番号の継続性、また回線の設定まで包括的に考慮することが望ましい。また、問題発生時の迅速な保守対応も含め、安心して導入できる環境を整えることが重要だ。

監修者コメント

この調査を監修した株式会社ベルテクノスの営業部長、千々波一博氏は、「FAXが古いから不要とされがちですが、依然として多くの業務において必要とされています。どの業務でFAXを使うかを整理することが、今後のビジネスにおいて重要です。」と述べている。彼のこの言葉は、現代のビジネス社会におけるFAXの再評価を促すものであり、企業にとっては貴重な指針となる。