和歌山の特別イベント「ドリームデイ」にTIMEWELL BASEが導入された理由

和歌山の特別イベント「ドリームデイ・アット・ザ・ズー」

2025年11月5日に開催される「ドリームデイ・アット・ザ・ズー」は、障がいのあるお子さまとそのご家族が集う特別な一日です。このイベントは、和歌山県のアドベンチャーワールドを貸切にして、参加者が動物たちと触れ合い、楽しい時間を過ごすことを目的としています。約1,200組の応募が予想される中、スムーズな運営が求められ、株式会社TIMEWELLが展開するイベント管理プラットフォーム「TIMEWELL BASE」が導入されました。

TIMEWELL BASEの導入背景

和歌山ドリデイ実行委員会は、応募受付から当日受付に至るまでの運営を効率化するため、「TIMEWELL BASE」を選択しました。このプラットフォームは、大規模なイベント運営に必要な機能をまとめて提供しており、参加者と運営側双方にとってストレスのない体験を実現します。特に、応募状況や当選者の管理が一元化されることで、運営の負担が大幅に軽減されます。

TIMEWELL BASEの特徴

このプラットフォームは以下の機能を備えています：

1. 高度な抽選機能
応募者の重複を自動で検知する機能があり、またステータス管理により応募状況を一目で把握できます。

2. QR受付システム
各参加者には固有のQRコードが発行され、当日の受付が迅速に行え、受付状況もリアルタイムで確認可能です。

3. 参加者自身による情報管理
応募後は参加者が自身の登録内容を確認・修正できるため、運営側への問い合わせが大幅に減少します。

4. 柔軟なデータ管理
CSV出力機能があり、応募情報を必要な形式でエクスポートできます。すべての情報が一つのプラットフォーム上で管理され、業務の効率化に貢献します。

導入の効果

「TIMEWELL BASE」の導入により、以下のような成果が得られています：

- 業務効率化の実現

応募期間中の問い合わせ数は、導入前の48件からわずか6件に減少し、参加者自身による情報修正が可能となることで、運営側の対応負荷が軽減されました。

- 抽選作業の迅速化

従来は8〜10日かかっていた抽選作業が、約1時間で完結。自動重複チェック機能により、応募者情報の整理が迅速に行われます。

- コスト削減

招待状の発送にかかる時間とコストが大幅に削減され、約70万円のコスト削減が実現しました。

参加者の声

和歌山ドリデイ実行委員会の担当者は、「応募情報を効率的に管理できることが非常に助かっています。特に重複確認がしやすく、問い合わせが減ったことで、運営がスムーズになりました」と感想を述べています。このように、導入されたTIMEWELL BASEは実行委員会からも高く評価されています。

最後に

TIMEWELLは、今後も「ドリームデイ」のような特別なイベントを支え続け、参加者に素晴らしい体験を提供するために、プラットフォームのさらなる進化を目指しています。イベント開催後も、実行委員会からのフィードバックをもとに、機能改善を図り、今後の展開に期待が寄せられています。TIMEWELLは、イベント運営の伴走者として、これからも多くの課題解決に貢献し続けるでしょう。