障がい者雇用から生まれた印刷業務DX改革の実態

アルティウスリンクは、デジタル技術を駆使した業務改革に取り組んでいます。その中でも特に目を引くのが、障がい者雇用に特化した「事務サポートユニット」が主導する印刷業務の業務効率化です。この取り組みの背景や具体的な実践内容について詳しくご紹介します。

取り組みの背景

事務サポートユニットは、社内事務や印刷業務を担当しており、立ち上げ以来、障がい者雇用の枠を超えて活躍の場を提供しています。2016年のユニット設立から、職場定着やチューター制度の導入など、さまざまな取り組みが行われてきましたが、業務効率化に向けた本格的な挑戦は今回が初となります。

この取り組みが始まった理由は、「注文者の利便性を向上させたい」という強い想いからです。従来の印刷注文業務では、Excelによる注文書が用いられていましたが、記入項目がわかりづらく、ユーザーからは入力ミスの苦情が多く寄せられていました。これにより、確認や修正作業が何度も発生し、結果として印刷不備が起こることもありました。

業務効率化に向けた挑戦

この課題を解決するために、印刷業務に携わるメンバーから「Power Automateを活用し、注文者がスムーズに依頼できる仕組みを構築できるのではないか」という提案がありました。これを受けて、【印刷チーム】で本格的な業務改善に向けた取り組みがスタートしました。

Power AutomateはMicrosoft 365に含まれる業務自動化ツールで、ノーコードで様々な業務プロセスを自動化することが可能です。この利点を生かして、チームメンバーは約3か月かけて研修準備を進めました。チームのメンバーが持つそれぞれの経験とスキルを最大限に引き出すことに重きを置いて進行しました。

当初の目標は「DX化に関わる思考を育むこと」で、チームの雰囲気を前向きに保ちながら新しい道にチャレンジする意義が共有されました。この中で、Hさんがメイン担当者となり、NさんのIT知識を活かしながら、運用方法の確立や新しい注文書の制作に励みました。

研修実施の様子

研修は、印刷チーム全員を対象に行われ、実際にPower Automateを操作し、学ぶ形式で進行しました。Hさんが講師として、Nさんがサポート役となり、参加者全員が操作に躓きながらも着実に理解を深めていきました。研修の終わりには、自作したフローが正常に稼働したことに対し、全員で拍手をし合う場面も彩られました。チーム全体が努め、一つの目標に向かって取り組む姿勢が印象的でした。

新運用の開始と成果

8月からは、Power Automateを活用した新しい運用が開始されました。具体的には、注文数の多い商品から段階的に導入されており、すでにユーザーからは「入力が簡単になり、工数が減少した」との好評が寄せられています。今後、運用対象商品を拡大していく計画も浮上しており、この成功体験をもって他の業務でも効率化の拡大を検討中とのことです。

管理者のコメントと今後の展望

事務サポートユニットの管理者は、「メンバーが主体的に意見を出せる環境作りが成功のカギ」と語ります。面談を重ねる中で、各メンバーの特性を理解し、それぞれの能力を生かす業務推進が実現されたことが、今回の取り組みの成果に繋がりました。このように、彼らの活躍は今後も続くとともに、アルティウスリンク全体でのDE&I（ダイバーシティ・エクイティ＆インクルージョン）推進への取り組みも益々加速していくことでしょう。

今後ともアルティウスリンクは、社員一人一人が活躍できる環境を構築し、さらなる業務効率化に向けて精進します。