複数コミュニケーションツールの分断問題を解消する鍵とは？

リモートワークの拡大やデジタル化が進む現代、私たちは電話、メール、チャットなど様々なコミュニケーションツールを活用しています。しかし、これらのツールが分断されることで業務に支障をきたすことも多々あります。このたび、Foonz株式会社が行った調査から、実際にどのような非効率が発生しているのかを探ってみます。

調査結果から見えた現状

今回の調査は、神奈川県横浜市のFoonz株式会社が実施したもので、1,004人の会社員に対して行われました。調査結果によれば、業務で使用するコミュニケーションツールの数は、2～3個が最も多く占めており、それに続いて「0～1個」や「4個以上」という層も存在していることが分かりました。

特に、主流となっているのがメール（95.6％）、電話（90.1％）、チャット（67.6％）です。しかし、業務用SNSやFAXの利用は低調で、ほとんどの人がこれらを使わないとの結果が出ています。多くの人が依然としてメールや電話に依存している実態が浮き彫りになりました。

わずらわしさを感じる理由

驚くべきことに、調査に参加した約6割の人々が、複数のコミュニケーションツールに対し「わずらわしさ」を感じていると回答しました。その理由として多く挙げられたのが、

- 対応履歴が追跡できず、確認漏れが発生する（53.1％）
- 誤送信やミスが増える（40.8％）
- 返信がどのツールから来るかわからない（35.5％）

分断された情報がこのような問題を引き起こしているとされ、業務の効率を下げる大きな要因となっています。

ツール管理の負担

さらに調査では、ツール管理に1日あたり10分以上を費やしている人が60％以上いることも明らかになりました。この時間の蓄積は、業務への集中を妨げ、生産性の低下につながる懸念があります。多くの人がそれぞれのツールを切り替えながら確認や対応を行っていることがわかり、結果として業務ミスや対応漏れが実際に発生しています。

社内連携の滞りと対応遅延の影響

また、「分断されたツールが原因で社内連携が滞った」と回答した人は約4割に上り、業務のやりとりがスムーズでないことを示しています。さらに、30％以上の人が業務対応の遅れにより、不満の声やクレームを受けた経験があるとしています。

一元管理システムの導入が求められる

こうした課題を解決するためには、ツール統合型のコミュニケーションシステムの導入が有望です。調査によると、約6割の人が一元管理システムを導入してほしいと考えており、具体的には「対応漏れやミスの防止」「対応の迅速化」「ストレスの軽減」が期待されると回答しています。

まとめ

業務におけるコミュニケーションツールの分断は、日常業務にさまざまな影響を与えていることがわかりました。これを解消するためには、一元管理できるツールの導入が不可欠です。Foonz株式会社が提供する『ソクコム』のようなサービスが、ビジネスの生産性を高め、業務の効率化に貢献することが期待されます。コミュニケーションの一元化によって、業務のストレスを大いに軽減し、快適な働き方に繋がることでしょう。